Volg ons West-Vlaamse Badmintonfederatie | Facebook West-Vlaamse Badmintonfederatie | Flickr
 
Intern Reglement

HOOFDSTUK I. Algemeen

 


Art. 1. INLEIDING


De interne reglementen van de West-Vlaamse Badmintonfederatie zijn een aanvulling en een verduidelijking van de statuten en regelen de praktische werking van de federatie: de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en de verplichtingen van de leden.

 



HOOFDSTUK II. Algemene vergadering

 


Art.2. SAMENSTELLING


De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden, dat wil zeggen de leden van de Raad van Bestuur en één vertegenwoordiger per aangesloten club, wiens naam op de ledenlijst voorkomt. Zij zijn de stemgerechtigde leden.

 

Art.3. LEDEN


Effectieve leden zijn :

a) Een vertegenwoordiger per aangesloten club, door het clubbestuur aangeduid. Het effectieve lid dat de club vertegenwoordigt, wordt aangeduid door het bestuur van de respectieve club. Het aansluitingsformulier van de club vermeldt de naam, het adres, het VBL-nummer en de nationaliteit van de vertegenwoordiger.

b) Ieder lid van een aangesloten club dat, voorgesteld door minstens twee effectieve leden met eenvoudige meerderheid van stemmen door de algemene vergadering wordt gekozen. De leden van de Raad van Bestuur worden verkozen volgens de voorwaarden beschreven in de interne reglementen.

 

Toegetreden leden zijn:

a) de West-Vlaamse Badmintonclubs,die op regelmatige wijze hun bijdrage betalen.

b) Steunende leden : alle natuurlijke en/of rechtspersonen die de West-Vlaamse badmintonfederatie steunen door een jaarlijkse geldelijke bijdrage.

c) Ereleden : alle natuurlijke personen, al dan niet lid van een badmintonclub, die zich voor de badmintonsport of voor de West-Vlaamse badmintonfederatie op bijzondere wijze hebben onderscheiden, en die door de Raad van Bestuur als zodanig zijn benoemd.

 

Art.4. VOLMACHTEN


Effectieve leden die verhinderd zijn, kunnen volmacht geven aan een lid van hun club of aan een ander effectief lid. De volmacht wordt aan de provinciale secretaris overhandigd op de Algemene Vergadering. Leden van de raad van bestuur kunnen geen volmacht van hun club of van een andere club dragen.


Art.5. BEPERKINGEN


Een lid van de Raad van Bestuur of een kandidaat voor een mandaat in de Raad van Bestuur, kan niet optreden als vertegenwoordiger van zijn club.


Art.6. GELDIGHEID

 

De Algemene Vergadering is steeds bevoegd, ongeacht het aantal aanwezigen, tenzij er ingrijpende beslissingen, voorzien in de VZW-wetgeving moeten genomen worden die een bijzondere meederheid vereisen en waarbij 2/3 van de leden moeten aanwezig zijn.

 

Art.7. BESLUITVORMING


a) De besluiten worden, behalve voor de punten waarvoor de wet het anders voorschrijft, genomen bij eenvoudige meerderheid. De stemming gebeurt door handopsteking of door naamafroeping.

b) Stemmingen over personen zijn geheim. Een geheime stemming is tevens verplicht wanneer één derde van de aanwezige leden daarom verzoeken.

 

Art.8. ORGANISATIE VAN DE VERGADERING


De voorzitter van de Raad van Bestuur leidt de vergadering en de leden van de Raad van Bestuur vormen het bureau. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de zitting geleid door de ondervoorzitter en bij afwezigheid van deze, wordt deze aangeduid door de aanwezige leden van de Raad van Bestuur.

 

Art.9. UITNODIGING

 

a) De uitnodiging gebeurt schriftelijk via mail door het secretariaat, met melding van de agenda.

 

b) Plaats en datum en uur worden door de Raad van Bestuur bepaald.

 

c) De uitnodiging wordt ten minste 30 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering aan de leden toegestuurd.

 

d) Deze uitnodiging bevat: De dagorde van de Algemene Vergadering.

    • De balans van het afgelopen jaar.
    • Het verslag van de financiële commissaris.
    • Eventuele voorstellen tot reglementswijzigingen of andere goed te keuren voorstellen van de Raad van Bestuur.
    • Vraag tot interpellaties.
    • Uitnodiging tot kandidaatstelling voor de Raad van Bestuur, indien nodig.

 

d) Tenminste 7 dagen voor de Algemene Vergadering worden de clubs ingelicht over de aangevraagde interpellaties en over de kandidaturen voor de Raad van Bestuur. Wanneer interpellaties betrekking hebben op punten die vermeld zijn in één van de verslagen of rechtstreeks slaan op het beleid van een bestuursorgaan dat een rapport heeft ingediend, sluiten deze vragen aan bij de bespreking van dat verslag.


Art.10 OPROEPING

De oproeping moet vermelden:

  • Nazicht der aanwezigen.
  • Aanvaarden van nieuwe leden.
  • Verslag van de Raad van Bestuur.
  • Verslag van de commissies.
  • Verslag van de commissaris.
  • Goedkeuring balans.
  • Ingeschreven interpellaties.
  • Verkiezingen.
  • Ingeschreven voorstellen.
  • Diversen.

Wanneer interpellaties, betrekking hebben op punten die zijn vermeld in één der verslagen of rechtstreeks slaan op het beleid van een bestuursorgaan dat een rapport heeft ingediend, sluiten deze vragen aan bij de bespreking van dat verslag.

 

Art.11. INTERPELLATIES

 

Interpellaties dienen schriftelijk of via mail gericht te worden aan het secretariaat ten minste 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering, en dienen uit te gaan van een effectief lid. Alleen de aangevraagde punten kunnen behandeld worden.

 

Art.12. DEFINITIEVE DAGORDE

 

De definitieve dagorde omvat de oproeping aangevuld met eventuele interpellaties

 

Art.13. BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING

 

a) De goedkeuring van de begroting voor het komend boekjaar, en de bepaling van de provinciale bijdragen gebeurt op een bijzondere algemene vergadering die plaatsvindt op het einde van het lopende boekjaar.

 

b) De Raad van Bestuur is verplicht een bijzondere vergadering bijeen te roepen, binnen de 40 dagen na het verzoek daarom van tenminste één vijfde van de effectieve leden.

 

c) De oproepingsbrieven/mails voor deze bijzondere algemene vergaderingen moeten door de secretaris tenminste 15 dagen voor de datum ervan toegezonden worden aan de effectieve leden. Deze brieven bevatten eveneens een toelichting van de punten van de dagorde. Afwijkingen van deze dagorde zijn niet toegelaten.

 

 


 

 

HOOFDSTUK III. Raad van Bestuur

Art.14. ORGANISATIE VAN DE VERKIEZING LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR

 

a) Het stemformulier bevat de namen van alle kandidaten

b) Er mogen niet meer stemmen uitgebracht worden dan er vrije mandaten zijn.

 

Art.15. VERKIESBAARHEID

 

Kandidaten voor een functie in de Raad van Bestuur, moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

- Lid zijn van een bij de W.V.B.F. aangesloten club.

- Ten minste 18 jaar zijn.

- De burgerlijke en politieke rechten bezitten.

 

Art.16. KANDIDAATSTELLING

a) Alle uittredende leden van de Raad van Bestuur zijn herkiesbaar, tenzij ze ten minste 30 dagen voor de algemene vergadering hun ontslag indienen.

 

b) Kandidaturen voor een mandaat in de Raad van Bestuur moeten schriftelijk gebeuren bij de secretaris, ten minste 15 dagen voor de algemene vergadering. De kandidaatstelling moet opgesteld worden namens de club waarvan de kandidaat lid is, en moet ondertekend zijn door de voorzitter van die club, door de kandidaat zelf en door twee effectieve leden van de Raad van Bestuur.

 

Art.17. VERKIEZINGEN

 

a) Zijn verkozen: de kandidaten die de volstrekte meerderheid hebben verkregen en dit binnen de grenzen van het aantal zetels dat vacant is. Wanneer het aantal gekozenen het aantal mandaten overschrijdt, komt er een tweede stembeurt tussen die kandidaten. Zo nodig heeft een derde stembeurt plaats. Een volstrekte meerderheid is de helft +1 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

 

b) Ongeldige stemmen: Stembiljetten waarvan de vorm en de afmetingen gewijzigd zijn, waarop een teken, een doorhaling of enig merkteken is aangebracht dat niet voorzien was, of waarop een stem is uitgebracht op meer namen als er te begeven mandaten zijn, worden ongeldig verklaard. Op ongeldig verklaarde stembiljetten wordt de vermelding "ongeldig" aangebracht.

c) Blanco stembiljetten: Blanco stembiljetten zijn die waarop geen enkele stem is uitgebracht. Zij zijn geldig en worden meegeteld voor de bepaling van het vereiste quorum, behoudens wanneer zij om de hierboven vermelde reden ongeldig verklaard moeten worden.

 

d) Stemmen tellen: Het telbureau bestaat uit 3 effectieve leden uit verschillende clubs die aanvaard zijn door de algemene vergadering. Één daarvan is een niet-uittredend lid van de Raad van Bestuur. Deze laatste fungeert als voorzitter, leidt de verrichtingen en draagt zorg voor de regelmatigheid ervan.

 

TELPROCEDURE

  • De eerste verrichting bestaat erin, de stembiljetten te tellen, vooraleer ze open te vouwen. Na het openvouwen worden de biljetten in twee groepen gerangschikt:
  • Geldige stembiljetten, geldige blanco's inbegrepen.
  • Ongeldige stembiljetten, die bij eenvoudige meerderheid door het bureau ongeldig worden verklaard.
  • Alleen de ongeldige stembiljetten worden verwijderd. Vervolgens worden de stemmen van elke kandidaat samengeteld. De voorzitter van het bureau stelt een borderel op met:
  • het aantal geldige stemmen.
  • Het vereiste aantal om verkozen te worden.
  • Het aantal stemmen dat elke kandidaat behaald heeft.
  • Dit borderel wordt ondertekend door de leden van het telbureau en overhandigd aan de voorzitter van de Algemene Vergadering die de resultaten afkondigt.


Art.18. BEVOEGDHEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR

 

De Raad van Bestuur heeft volgende taken:

a) De goede werking van de West-Vlaamse Badmintonfederatie te verzekeren, meer bepaald door het organiseren van provinciale trainingen op alle niveau’s, door het voeren van promotie, het organiseren van een provinciale interclubcompetitie, de provinciale kampioenschappen. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de recreatieve sportbeoefening en de sport voor personen met een handicap.

 

b) Voor de uitwerking van de onder a) beschreven opdrachten kan de raad van bestuur commissies en werkgroepen oprichten en de samenstelling ervan goedkeuren.

 

c) De betrekkingen met andere sportorganisaties en officiële instanties te verzorgen, op provinciaal vlak, via de V.B.L. op regionaal vlak en via de B.B.F. op nationaal en internationaal vlak.

 

d) Het opstellen van provinciale reglementen en toezien op de uitvoering ervan.

 

e) De algemene vergaderingen bijeen te roepen.

 

f) Het nemen van alle beslissingen die niet uitdrukkelijk in de bestaande reglementering omschreven zijn.

 

g) Als hoogste instantie uitspraak te doen, nadat de diverse beslissingsniveaus zijn benut.

 

h) Een lijst van de leden van de Raad van Bestuur met hun functie binnen die raad wordt als bijlage aan het intern reglement toegevoegd. De lijst kan steeds worden aangepast.

 

i) De vzw wordt voor financiële en andere verrichtingen vertegenwoordigd door minstens twee leden van de Raad van Bestuur die op hun beurt al dan niet beperkte volmachten kunnen verlenen aan anderen.

 


Art.19. DE VOORZITTER

 

  • De voorzitter leidt de werkzaamheden van de Raad van Bestuur en zit de algemene vergadering voor.
  • Hij/zij leidt de vergaderingen van het dagelijks bestuur en stelt, in overleg met de secretaris, de agenda van de vergaderingen van de Raad van Bestuur op.
  • Hij/zij vertegenwoordigt de W.V.B.F. op alle sportieve en officiële aangelegenheden, die hij/zij rechtens of op uitnodiging bijwoont.
  • Hij/zij waakt erover dat de bedrijvigheid van de vereniging overeenstemt met de doelstellingen zoals ze in de statuten zijn vermeld.
  • Hij/zij ziet erop toe dat de diverse commissies hun opdrachten vervullen en dat alle aangegane verbintenissen worden nagekomen.
  • De voorzitter tekent de verslagen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur.

 

Art 20. DE ONDERVOORZITTER

 

  • Binnen de raad van bestuur kunnen 2 ondervoorzitters worden aangeduid, waarvan één “eerste ondervoorzitter” en de andere “tweede ondervoorzitter” genoemd wordt.
  • De ondervoorzitters staan de voorzitter bij in zijn taak en zonodig vervangen zij hem/haar.
  • Wanneer zij de voorzitter al dan niet op zijn verzoek vervangen, genieten zij alle aan de voorzitter verleende prerogatieven bij diens afwezigheid.

 

Art.21. DE SECRETARIS

 

  • De secretaris is belast met administratief beheer van de W.V.B.F. en voert alle administratieve taken uit die uit zijn functie volgen.
  • Hij/zij ontvangt de briefwisseling en geeft hier gevolg aan, eventueel na bespreking in de Raad van Bestuur, of na overleg met de
    commissieverantwoordelijke.
  • Hij/zij stelt een verslag op van de vergaderingen van de Raad van Bestuur, dat hij/zij in een daartoe bestemd register bijhoudt. Samen met de voorzitter ondertekent hij/zij de verslagen.
  • Hij/zij stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda op van de vergadering van de Raad van Bestuur en leidt op de vergadering de agendapunten in.

 

Art.22. DE PENNINGMEESTER

 

  • De penningmeester voert de boekhouding van de W.V.B.F. en oefent toezicht uit op alle afgesloten financiële overeenkomsten.
  • Hij/zij int alle gerechtigde bedragen en voert alle betalingen uit, in overeenstemming met de bepalingen in de statuten.
  • Hij/zij brengt op elke vergadering van de Raad van Bestuur verslag uit nopens de actuele financiële toestand.
  • Jaarlijks stelt hij/zij voor de Algemene Vergadering de balans op
  • In samenwerking met de Raad van Bestuur werkt hij/zij de begroting voor het volgend seizoen uit.
  • Hij/zij draagt er zorg voor dat alle betalingen of overeenkomsten gerechtvaardigd worden door de nodige boekhoudstukken.

 

Art.23. HET DAGELIJKS BESTUUR

 

a) Samenstelling: Het dagelijks bestuur is samengesteld uit de voorzitter, de ondervoorzitters, de secretaris en de penningmeester.

 

b) Bevoegdheid: Het dagelijks bestuur neemt de lopende zaken van de W.V.B.F. waar. Het dagelijks bestuur kan, in afwachting van een beslissing van de Raad van Bestuur, dringende beslissingen nemen, binnen de perken van de begroting.

 

 

Art.24. DE COMMISSIES

 

  • Verschillende commissies worden door de Raad van Bestuur ingesteld. Hun samenstelling en specifieke taak worden door de Raad van Bestuur bepaald.
  • De commissies doen voorstellen, maken plannen en stellen voor hun commissie een ontwerpbegroting op en leggen die aan de Raad van Bestuur ter goedkeuring voor.
  • De commissies zijn verantwoordelijk voor de praktische realisatie van de voorstellen.
  • Samenstelling: De samenstelling van elke commissie wordt jaarlijks, na de Algemene Vergadering, aan de Raad van Bestuur ter goedkeuring voorgelegd.

 

Art.25. TAKEN VAN DE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR

  • De leden van de Raad van Bestuur zijn verantwoordelijk voor het goede beheer van de W.V.B.F.
  • Zij verdelen onder elkaar de leiding over de verschillende commissies. De Raad van Bestuur kan evenwel de leiding over een commissie toevertrouwen aan een derde, niet-lid van de Raad van Bestuur.

 

Art.26. RECHTEN VAN DE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR

 

  • De leden van het dagelijks bestuur hebben het recht, alle vergaderingen van de provinciale commissies bij te wonen.
  • Daartoe krijgt de provinciale secretaris (en de leden van de Raad van Bestuur) voor elke vergadering een uitnodiging en nadien het verslag van de commissievoorzitter.

 

Art.27. ONVERENIGBAARHEID

 

De voorzitter van de W.V.B.F. mag niet dezelfde functie uitoefenen in de V.B.L. of B.B.F. Hetzelfde geldt voor de secretaris en de penningmeester.

 

 


 

 

HOOFDSTUK IV. Verplichtingen van de leden

 

a) Provinciale bijdragen.

Toegetreden leden en steunende leden betalen een jaarlijkse bijdrage, te betalen binnen een door de raad van bestuur gestelde termijn. Zij worden als ontslagnemend beschouwd indien ze hun bijdrage niet tijdig betalen.

 

b) Boetes

Boetes zijn verschuldigd wanneer de aangesloten club aan de W.V.B.F. of aan aangesloten leden afzonderlijk hun financiële of andere verplichtingen niet nakomen. Zij kunnen forfaitair zijn of procentueel. Het bedrag van de boetes wordt in de verschillende reglementen bepaald, of anders door de Raad van Bestuur.

 

c) Het bijwonen van de ALGEMENE VERGADERINGEN is niet verplicht.

De aanwezigheid kan echter verplicht worden wanneer een bijzondere meerderheid vereist is. Dit wordt expliciet vermeld in de uitnodiging. Clubs die afwezig zijn op deze verplichte Algemene Vergadering worden bestraft met een boete van 25 Euro.

 

d) Betalingstermijn/sancties.

Bijdragen en boetes dienen stipt, binnen de door de raad van bestuur gestelde termijn betaald te worden. Wordt een bijdrage of de boete niet betaald binnen de maand na eerste verwittiging, dan wordt de boete of de bijdrage verhoogd met 20 % en worden de administratiekosten aangerekend. De raad van bestuur kan verder de gewenste sancties treffen en in overleg met de VBL de betrokken leden uitsluiten, spelers schorsen voor deelname aan trainingen, interclub of toernooien. Deze beslissing wordt per aangetekend schrijven aan de betrokkene meegedeeld. Latere betaling kan de sancties opheffen, na beraadslaging in de Raad van Bestuur.

 

 


 

HOOFDSTUK V. Wet op de privacy

De gegevens die op de medewerkers van de WVBF betrekking hebben en die aan de WVBF worden meegedeeld naar aanleiding van een functie die binnen de organisatie wordt opgenomen, worden door de WVBF verwerkt voor het globale overzicht en het beheer binnen de WVBF, Sint-Jacobsstraat 42 te 8900 Ieper.

 

De medewerker verleent toestemming tot publicatie van zijn gegevens (naam, telefoonnummer en/of adres)  op de website of andere publicaties van de WVBF. Elke medewerker heeft toegang tot zijn gegevens die op hem/haar betrekking hebben en mag, desgevallend, de onjuiste gegevens laten verbeteren even als de onwettig verwerkte gegevens laten schrappen.

 


 

HOOFDSTUK VI. Klachten

Elk effectief lid (club) kan een schriftelijke klacht indienen inzake sportief of financieel beheer of inzake de provinciale competitie. Om geldig te zijn dient een klacht aangetekend verstuurd te worden naar het secretariaat van de W.V.B.F. binnen een termijn van 7 werkdagen na de inbreuk of de beslissing. In de klacht dient er steeds verwezen te worden naar het reglement en de begane overtreding op het reglement. De bevoegde commissie stuurt binnen de vijf werkdagen via mail een bevestiging van de ontvangst van de klacht. Een definitieve uitspraak volgt na geldig overleg en gebeurt via aangetekend schrijven. Er kan tegen deze beslissing binnen de 7 werkdagen na versturen van het antwoord beroep aangetekend worden door middel van aangetekend schrijven bij de Raad van Bestuur van de W.V.B.F. Indien het om interclub gaat is art. 93 van het reglement C320 en C320 addendum van kracht.